Adressetiketten anpassen: E-Mail-Adresse im Layout einbinden

Diese Anleitung zeigt, wie in WinTFS die E-Mail-Adresse eines Kunden in ein Adressetiketten-Layout eingebunden wird. Sie richtet sich an Anwender und Support, die vorhandene Etikettenvorlagen erweitern möchten, ohne die Grundlogik der Layoutverwaltung zu verändern.

Ziel der Anleitung

WinTFS verwendet für Listen und Etiketten eine Kombination aus layouts.ini, DBF-Feldern und List & Label-Vorlagen. Für die E-Mail-Adresse bedeutet das: Das DBF-Feld EMAIL wird in der Layoutdefinition als Designer-Variable bereitgestellt und anschließend in der .lbl-Vorlage platziert.

• Layoutverwaltung in WinTFS öffnen.
• Adressetiketten-Layout auswählen.
• layouts.ini kontrollieren oder erweitern.
• E-Mail-Variable im List & Label-Designer platzieren.
• Vorschau und Testdruck prüfen.

Voraussetzungen

• WinTFS ist gestartet.
• Die Datei layouts.ini liegt im WinTFS-Programmpfad.
• Die Adressdatenbank enthält das Feld EMAIL.
• Eine passende List & Label-Vorlage, zum Beispiel adressen.lbl, ist vorhanden.
• Vor Änderungen sollten layouts.ini und die verwendete .lbl-Datei gesichert werden.

Empfehlung: Änderungen an produktiven Layouts immer zuerst sichern und mit einem Testkunden prüfen. So kann die bisherige Etikettenvorlage bei Bedarf sofort wiederhergestellt werden.

Layoutverwaltung öffnen

Öffnen Sie in WinTFS die Layoutverwaltung über das Hauptmenue:

Extras -> Layouts bearbeiten

Danach erscheint das Fenster für Listen- und Etikettenlayouts.

Adressetikett auswählen

Im Fenster Listen und Etikettenlayouts bearbeiten werden die vorhandenen Layouts angezeigt. Die Einträge stammen aus den Sections der Datei layouts.ini.

• Lageretikett
• Adressetikett
• Dosier-Intern
• Dosier-Extern

Für Kundenetiketten wird Adressetikett ausgewählt.

Layoutdefinition kontrollieren

Nach Auswahl oder Doppelklick auf Adressetikett zeigt WinTFS die in der INI hinterlegten Feldzuordnungen.

Wichtig ist die Zuordnung für das E-Mail-Feld:

F8=EMAIL
D8=E_Mail
P8=mustermann@musterdomain.de
T8=0

List & Label kann Sonderzeichen im Variablennamen intern anders darstellen. Deshalb ist E_Mail oder EMail für neue Layouts robuster als E-Mail.

Empfohlene layouts.ini-Konfiguration

Die Section [Adressetikett] kann zum Beispiel so aufgebaut sein:

[Adressetikett]
Ext=*.lbl
Title=Adress-Etiketten
Filter=Etiketten-Vorlagen|*.lbl
F1=NAME1
D1=Name
P1=Mustermann
T1=0
F2=ORT
D2=Ort
P2=Entenhausen
T2=0
F3=NAME2
D3=Name2
P3=Abt Mustermann
T3=0
F4=NAME3
D4=Name3
P4=Zusatzname
T4=0
F5=STRAS
D5=Straße_Hausnr
P5=Blitzgasse 16
T5=0
F6=NDAT
D6=Kundennummer
P6=123456
T6=0
F7=PLZ
D7=PLZ
P7=76593
T7=0
F8=EMAIL
D8=E_Mail
P8=mustermann@musterdomain.de
T8=0

• Die Nummerierung sollte fortlaufend sein.
• Bestehende Variablennamen nicht ohne Grund aendern, weil die .lbl-Datei den Variablennamen speichert.
• Neue Variablennamen möglichst ohne Sonderzeichen anlegen.

Layouter starten

Nach Auswahl von Adressetikett wird der List & Label-Designer über den Button Layouter starten geöffnet. WinTFS fragt nach der zu bearbeitenden Vorlage.

Wählen Sie die passende .lbl-Datei aus, zum Beispiel:

adressen.lbl

E-Mail-Variable im Designer finden

Im Designer ist rechts die Variablenliste sichtbar. Die E-Mail-Adresse steht dort unter dem Namen, der in D8 definiert wurde, zum Beispiel als E_Mail.

Die Variable kann auf das Etikett gezogen oder in ein vorhandenes Textobjekt eingefügt werden.

E-Mail-Feld positionieren

Platzieren Sie die E-Mail-Adresse an der gewünschten Stelle. Im Beispiel steht sie unter PLZ und Ort.

• Nicht zu große Schrift verwenden.
• Längere E-Mail-Adressen brauchen ausreichend Breite.
• Bei wenig Platz die Schriftgröße reduzieren.
• Bei schmalen Etiketten den Umbruch besonders prüfen.

Text-Eigenschaften prüfen

Per Doppelklick auf das Textobjekt werden die Text-Eigenschaften geöffnet. Dort sollte die E-Mail-Variable als Inhalt sichtbar sein.

Wenn im Designer E_Mail sichtbar ist, sollte auch im Textobjekt E_Mail verwendet werden. Wird die Variable nicht erkannt, fügen Sie sie erneut direkt aus der Variablenliste ein.

Vorschau und Testdruck prüfen

Nach dem Speichern sollte eine Vorschau oder ein Testdruck ausgeführt werden. Die E-Mail-Adresse muss auf jedem Etikett erscheinen, wenn sie im Kundensatz gefüllt ist.

1. Layout speichern.
2. Designer schließen.
3. WinTFS-Adresse mit gefüllter E-Mail-Adresse auswählen.
4. Adressetikett drucken oder als Vorschau ausgeben.
5. Adresse ohne E-Mail-Adresse testen. Das Feld sollte dann leer bleiben.

Fehlerbehebung

E-Mail-Variable ist im Designer nicht sichtbar

• Ist F8=EMAIL in layouts.ini vorhanden?
• Ist die Nummerierung fortlaufend?
• Gibt es vorher eine Lücke, zum Beispiel F6, F8, aber kein F7?
• Wurde WinTFS nach der INI-Änderung neu geladen?

E-Mail erscheint in der Vorschau nicht

• Ist im Kundensatz eine E-Mail-Adresse eingetragen?
• Heisst das DBF-Feld wirklich EMAIL?
• Wurde die richtige .lbl-Datei geöffnet und gespeichert?
• Wurde im Designer die Variable eingefügt und nicht nur normaler Text geschrieben?

E-Mail erscheint als falscher Text

• Wurde versehentlich der Beispielwert aus P8 fest in das Layout geschrieben?
• Wurde statt der Variable ein normaler Text eingegeben?
• Variable aus der Variablenliste neu einfügen.

Layout ist nach der Änderung defekt

1. Gesicherte .lbl-Datei wiederherstellen.
2. Gesicherte layouts.ini wiederherstellen.
3. WinTFS neu starten.
4. Änderung erneut in kleinen Schritten durchfuehren.

Technische Hinweise für den Support

WinTFS arbeitet bei diesen Layouts nach folgendem Prinzip:

layouts.ini -> List & Label-Variable -> DBF-Feld -> .LBL-Layout -> Druck/Vorschau

Beim echten Druck liest WinTFS aus F8 das DBF-Feld EMAIL, holt den Wert aus dem aktuellen Kundensatz und übergibt ihn an List & Label unter dem Namen E_Mail.

Kurzcheck

Für die E-Mail-Adresse im Adressetikett muss mindestens diese Zuordnung vorhanden sein:

F8=EMAIL
D8=E_Mail
P8=mustermann@musterdomain.de
T8=0

Im Designer muss danach die Variable E_Mail im Etikett platziert werden.