Suche in winTFS
Erklärt die alte Komma-Logik in Adressen, die neue Sternchen- und Mehrwortsuche sowie die erweiterte Suche für gezielte Felder.
Die Suche in winTFS ist historisch gewachsen. Einige Bereiche folgen noch der alten Logik aus dem klassischen WinTFS, zusätzlich gibt es eine modernere Volltextsuche mit Sternchen. Wer beide Varianten kennt, findet Adressen, Artikel und Vorgänge deutlich schneller.
Kurzregel: Erst mit einem klaren Suchwort suchen. Wenn zu wenig gefunden wird, das Sternchen als Platzhalter einsetzen. In Adressen zusätzlich beachten, ob Name 1 und Name 2 durch ein Komma getrennt gepflegt wurden.
1. Adresssuche mit Komma-Logik
In den Adressen gibt es eine ältere WinTFS-Logik, die besonders bei Personen und Firmen wichtig ist. Wird ein Name mit Komma gepflegt, wird der Teil vor und nach dem Komma bewusst getrennt betrachtet. Typisch ist das Muster Nachname, Vorname.
| Eintrag in der Adresse | Gedanke dahinter | Praktische Suche |
|---|---|---|
Müller, Peter |
Nachname steht vorne, Vorname hinter dem Komma. | Nach Müller suchen, wenn der Kunde über den Nachnamen bekannt ist. |
Schneider, Anna |
Gleiche Logik für Privatpersonen. | Bei vielen Schneiders zusätzlich mit Vorname eingrenzen. |
Beispiel Verwaltungs GmbH, Hausverwaltung Beispiel |
Bei Firmen kann hinter dem Komma ein bewusst gewählter Suchbegriff stehen. | Nach dem geläufigen Firmen- oder Suchbegriff suchen, auch wenn er nicht am Anfang der offiziellen Firmierung steht. |
Das Komma ist daher nicht nur ein optisches Zeichen. Es kann helfen, den suchbaren Hauptbegriff an die Stelle zu setzen, an der langjährige WinTFS-Anwender ihn erwarten. Das ist vor allem bei ausgeschriebenen Firmenbezeichnungen hilfreich, bei denen der im Alltag verwendete Name nicht am Anfang steht.
Empfehlung für die Pflege
- Bei Personen möglichst einheitlich
Nachname, Vornameverwenden. - Bei Firmen hinter dem Komma nur dann einen zusätzlichen Suchbegriff setzen, wenn er im Alltag wirklich verwendet wird.
- Nicht mehrere beliebige Begriffe hintereinander eintragen. Das macht die Trefferliste unübersichtlich.
- Wenn eine Adresse nicht gefunden wird, auch den Teil nach dem Komma als Suchwort versuchen.
2. Neue Volltextsuche mit Sternchen
Die neuere Suche arbeitet freier. Das Sternchen * dient als Platzhalter für unbekannte oder wechselnde Textteile. Damit kann gesucht werden, wenn nur ein Teil eines Namens, Artikels oder Vorgangs bekannt ist.
| Suchbegriff | Bedeutung | Wann sinnvoll? |
|---|---|---|
müller |
Normale Suche nach dem eingegebenen Begriff. | Wenn Schreibweise und Begriff bekannt sind. |
müll* |
Findet Begriffe, die mit diesem Anfang beginnen. | Wenn das Ende unsicher ist, zum Beispiel bei langen Namen. |
*müller* |
Findet den Begriff auch innerhalb längerer Texte. | Wenn der Suchbegriff nicht am Anfang steht oder in einem Zusatzfeld vermutet wird. |
*display* |
Sucht einen Begriff innerhalb von Artikel- oder Vorgangstexten. | Wenn nur ein Teil der Artikelbeschreibung bekannt ist. |
Wichtig: Je mehr Sternchen eingesetzt werden, desto breiter wird die Suche. Das ist hilfreich, kann aber auch viele Treffer liefern. Bei zu vielen Treffern zuerst ein genaueres Wort verwenden oder einen zweiten Suchbegriff ergänzen.
3. Multi-Volltextsuche
Bei der Multi-Volltextsuche werden mehrere Begriffe kombiniert. Die Suche wird dadurch genauer, weil nicht nur ein einzelnes Wort, sondern eine Kombination aus bekannten Informationen verwendet wird.
- Mit einem sicheren Hauptbegriff beginnen, zum Beispiel Name, Artikelbezeichnung oder Vorgangsbezug.
- Einen zweiten Begriff ergänzen, wenn zu viele Treffer erscheinen, zum Beispiel Ort, Vorname, Artikelmerkmal oder Gerätebezeichnung.
- Bei unsicherer Schreibweise pro Begriff ein Sternchen verwenden, zum Beispiel
*müll* *karls*.
| Beispiel | Gedanke |
|---|---|
müller karlsruhe |
Findet Treffer, die zu Müller und Karlsruhe passen. |
*müll* *karls* |
Breitere Suche, wenn Schreibweise oder vollständiger Ort nicht sicher sind. |
*display* samsung |
Hilft bei Artikeln, Reparaturen oder Vorgängen mit bekannten Teilinformationen. |
maier angebot |
Kann helfen, Vorgänge aus Angeboten oder Rechnungen einzugrenzen. |
4. Erweiterte Suche in Lager und Adressen
Im Lager und in den Adressen gibt es weiterhin die erweiterte Suche nach bestimmten Feldern. Diese Suche ist besonders für Anwender hilfreich, die die alten Masken kennen oder gezielt in einem festen Feld suchen möchten.
Die Wildcard- und Volltextsuche ersetzt diese erweiterte Suche in vielen Alltagssituationen fast vollständig. Sie bleibt aber sinnvoll, wenn sehr gezielt gesucht werden muss, zum Beispiel nach Kundennummer, Ort, Postleitzahl, Artikelnummer, EAN, Warengruppe oder einem anderen klaren Feld.
Wann welche Suche?
| Situation | Empfohlene Suche |
|---|---|
| Nur ein Teil des Namens oder Artikels ist bekannt. | Volltextsuche mit Sternchen. |
| Mehrere Informationen sind bekannt, zum Beispiel Name und Ort. | Multi-Volltextsuche. |
| Ein bestimmtes Feld soll exakt geprüft werden. | Erweiterte Suche. |
| Ein langjähriger Anwender kennt die alte Suchmaske. | Erweiterte Suche weiter nutzbar lassen. |
5. Suche in Kasse, Rechnungen und Angeboten
Die Wildcardsuche ist nicht nur in Stammdaten sinnvoll. Sie kann auch in Buchungsvorgängen der Kasse sowie bei Rechnungen und Angeboten helfen, wenn ein Kunde, Artikel, Vorgang oder Text nicht exakt bekannt ist.
- In der Kasse kann mit Teilbegriffen nach Artikeln oder Kunden gesucht werden.
- Bei Rechnungen und Angeboten kann ein bekannter Namensteil, eine Artikelbeschreibung oder ein Vorgangsbezug helfen.
- Wenn die genaue Schreibweise unsicher ist, mit
*arbeiten. - Wenn sehr viele Treffer kommen, einen zweiten Begriff ergänzen.
6. Typische Vorgehensweise bei schwierigen Suchen
- Erst normal suchen, zum Beispiel
müller. - Wenn nichts gefunden wird, mit Sternchen erweitern, zum Beispiel
*müll*. - Wenn zu viele Treffer kommen, einen zweiten Begriff ergänzen, zum Beispiel
*müll* karlsruhe. - Bei Adressen prüfen, ob ein Komma im Namen steht und ob der gesuchte Begriff eventuell hinter dem Komma gepflegt wurde.
- Wenn ein bestimmtes Feld gesucht wird, in Lager oder Adressen die erweiterte Suche verwenden.
Merksatz: Die alte Komma-Logik hilft vor allem bei Adressen. Die Sternchensuche hilft, wenn nur Teile bekannt sind. Die Multi-Volltextsuche hilft, wenn ein einzelner Suchbegriff zu viele Treffer liefert.