Onboarding
Benutzer, Verkäufer und Rollen einrichten
Zugänge, Verkäufernummern, Zuständigkeiten und Berechtigungen für neue Mitarbeitende sauber trennen.
Jede Person sollte mit einer nachvollziehbaren Kennung arbeiten. Je nach eingesetztem Bereich sind das Portal-/Management-Benutzer, winTFS-Passwörter, Verkäufernummern oder Arbeitsplatzberechtigungen.
Benutzer und Verkäufer unterscheiden
Ein Benutzerzugang regelt, wer in einem System arbeiten darf. Eine Verkäufernummer oder Bedienerkennung wird im Tagesgeschäft verwendet, damit Kassen- und Verkaufsvorgänge nachvollziehbar bleiben. Beides sollte nicht vermischt werden.
| Begriff | Zweck | Onboarding-Prüfung |
|---|---|---|
| Benutzerzugang | Anmeldung, Portal-/Backoffice-Zugriff oder geschützte Bereiche. | Person kann sich anmelden und sieht nur die benötigten Bereiche. |
| Verkäufernummer | Zuordnung von Kassen- und Verkaufsvorgängen. | Nummer ist eindeutig und dem Mitarbeitenden bekannt. |
| Rolle/Berechtigung | Steuert Funktionen wie Kasse, Berichte, Stammdaten oder Verwaltung. | Keine Adminrechte für normale Tagesaufgaben vergeben. |
| Arbeitsplatz | Lokale Drucker, Scanner, Station, TSE und weitere Geräte. | Station ist eindeutig eingerichtet und testweise geprüft. |
Rollen pragmatisch aufbauen
- Kasse: Verkauf, Zahlung, Bon, einfache Kundenauswahl und Tagesabschluss nach Vorgabe.
- Faktura: Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Sammelrechnung und Kundenvorgänge.
- Lager: Artikelpflege, Warengruppen, Preise, Barcodes und Bestände.
- Backoffice: Auswertungen, Listen, Stammdatenkontrolle und organisatorische Aufgaben.
- Administration: Parameter, Benutzer, Rechte, Schnittstellen, TSE und technische Einstellungen.
Neue Person anlegen
- Name, Rolle und Arbeitsplatzbereich festlegen.
- Benutzer oder Verkäufernummer eindeutig anlegen.
- Nur die benötigten Berechtigungen aktivieren.
- Erste Anmeldung gemeinsam testen.
- Eine kleine Aufgabe passend zur Rolle durchführen lassen.
- Passwort- und Vertretungsregel erklären.
Sicherheitsregeln
- Keine gemeinsamen Admin-Zugänge für normale Arbeit verwenden.
- Ausgeschiedene Mitarbeitende sofort sperren oder entfernen.
- Berechtigungen lieber eng starten und gezielt erweitern.
- Parameter und Fiskaleinstellungen nur durch verantwortliche Personen ändern lassen.
Merksatz: Ein neuer Zugang ist erst fertig, wenn Anmeldung, Sichtbarkeit, Verkäuferzuordnung und ein kleiner Praxisablauf geprüft wurden.