Faktura und erste Aufträge üben
Angebot, Rechnung, Lieferschein und Sammelrechnung als geführte Übungsstrecke für neue Anwender.
Die Faktura ist für Angebote, Rechnungen, Lieferscheine und Sammelvorgänge zuständig. Neue Anwender sollten zuerst den Ablauf verstehen: Adresse wählen, Positionen erfassen, Abschlussmenü prüfen und den Vorgang speichern oder drucken.
Grundablauf
- Faktura-Funktion öffnen, zum Beispiel Rechnung neu, Angebot oder Stapel/Sammellieferschein.
- Adresse suchen oder eine Testadresse wählen.
- Artikel wie in der Kasse erfassen: Nummer, Barcode, Suchbegriff oder freie Position.
- Menge, Preis, Text und Steuer prüfen.
- Mit Ende in das Abschlussmenü wechseln.
- Konditionen, Druckoption und Speichern bewusst wählen.
- Gespeicherten Vorgang suchen und erneut öffnen.
Angebot, Rechnung und Lieferschein unterscheiden
| Vorgang | Typische Nutzung | Onboarding-Hinweis |
|---|---|---|
| Angebot | Unverbindliche oder vorbereitende Kundeninformation. | Gut zum Üben, weil noch kein Warenabgang wie bei Verkauf/Rechnung entstehen muss. |
| Rechnung | Verbindlicher Verkauf mit Rechnungsnummer und Druck. | Nur mit korrekter Adresse, Position und Steuer abschließen. |
| Lieferschein | Lieferung oder Sammel-/Monatsrechnung vorbereiten. | Späteres Suchen, Ändern und Abrechnen üben. |
| Sammelrechnung | Mehrere Lieferscheine zu einer Rechnung zusammenführen. | Nur mit klarer Zuständigkeit durchführen lassen. |
Abschlussmenü bewusst nutzen
Das Abschlussmenü ist der Punkt, an dem aus erfassten Positionen ein gespeicherter, gedruckter oder weiterverarbeitbarer Vorgang wird. Neue Anwender müssen wissen, welche Felder Pflicht sind und welche Folgen Drucken, Speichern oder Verwerfen haben.
Suchen und Wiederfinden
Zum Onboarding gehört, einen gespeicherten Vorgang wiederzufinden. Üben Sie deshalb nicht nur das Erstellen, sondern auch das Suchen nach Kunde, Vorgangsart, Nummer oder Zeitraum.
- Testrechnung oder Testangebot speichern.
- Über die passende Suchfunktion wieder öffnen.
- Positionen prüfen, aber nicht unkontrolliert ändern.
- Druckvorschau oder Ausdruck kontrollieren.
- Besprechen, wann ein Vorgang geändert, storniert oder neu erstellt wird.
Faktura-Regel: Adresse, Positionen und Abschlussdaten immer vor dem Druck prüfen. Fehler in Belegen sind fachlich und buchhalterisch deutlich aufwendiger als eine kurze Kontrolle vor dem Abschluss.