Seriennummern-Verwaltung von Artikeln in winTFS

Mit der Seriennummern-Verwaltung ordnet winTFS einem Artikel einzelne, eindeutig identifizierbare Geräte oder Warenstücke zu. So lässt sich später nachvollziehen, wann eine Seriennummer eingegangen ist, wann und durch wen sie ausgegeben wurde und – soweit beim Beleg vorhanden – welchem Kunden und welchem Beleg sie zugeordnet ist.

Wichtig: Die Screenshots dieser Anleitung stammen aus einer isolierten winTFS-Demo. Artikel, Seriennummern und Personen sind frei erfunden. Vor Änderungen am Produktivbestand sollte eine aktuelle Datensicherung vorliegen.

Voraussetzungen

• Der Artikel ist ein normaler Einzelartikel. Set- und Geldwertartikel können in der aktuellen Artikelmaske nicht für die Seriennummernverwaltung aktiviert werden.
• Sie besitzen die erforderliche Berechtigung für Artikeländerungen und die Seriennummernverwaltung.
• Für die automatische Abfrage in Kasse, Rechnung oder Lieferschein muss das zugehörige winTFS-Modul freigeschaltet sein.
• Jede physische Einheit erhält eine eigene Seriennummer. Mengen größer als eins werden deshalb als einzelne Seriennummern erfasst.

1. Artikel auswählen

Öffnen Sie Lager → Lager-Stammdaten und markieren Sie den gewünschten Artikel. In der Demo ist das der Artikel A050002 – Sonnenbrille Sport grau.

2. Seriennummernverwaltung aktivieren

1. Öffnen Sie im Artikelmenü Artikel → Zusatzinformation… oder drücken Sie F3.
2. Aktivieren Sie Seriennummernverwaltung.
3. Speichern Sie die Änderung mit OK.

Nach dem Speichern wird die Seriennummern-Funktion für diesen Artikel in der Artikelverwaltung freigeschaltet. Neu angelegte Artikel starten standardmäßig ohne Seriennummernverwaltung.

3. Seriennummern-Verwaltung öffnen

Markieren Sie den Artikel erneut und wählen Sie Artikel → Seriennummern-Verwaltung…. Alternativ verwenden Sie Strg+N. Ist die Option am Artikel nicht aktiviert, bleibt der Menüpunkt gesperrt.

4. Seriennummernbestand lesen

Die Liste wird immer auf den aktuell ausgewählten Artikel gefiltert. Je Seriennummer zeigt winTFS – soweit vorhanden – folgende Informationen:

• Seriennummer
• Eingang und den buchenden Verkäufer
• Ausgang und den buchenden Verkäufer
• Kundennummer und Kundenname
• Belegnummer und Belegart

5. Seriennummer neu erfassen

1. Klicken Sie auf Neu=EINFG oder drücken Sie Einfg.
2. Bestätigen Sie gegebenenfalls die Verkäufer-/Berechtigungsabfrage.
3. Tragen Sie die Seriennummer exakt so ein, wie sie am Gerät oder auf dem Herstelleretikett steht.
4. Prüfen Sie Eingangsdatum und „Gebucht von“. Bei einer Neuanlage setzt winTFS das aktuelle Datum und den angemeldeten Verkäufer vor.
5. Speichern Sie den Eintrag.

Eine leere Seriennummer wird nicht akzeptiert. Auch eine Kombination aus Artikelnummer und bereits vorhandener Seriennummer weist winTFS als Dublette zurück.

6. Vorhandenen Eintrag bearbeiten

Markieren Sie eine Zeile und klicken Sie EDIT=Ret., drücken Sie Enter oder doppelklicken Sie die Zeile. Bei bestehenden Datensätzen ist die Seriennummer selbst schreibgeschützt. Korrigierbar sind die zugehörigen Ein-/Ausgangs-, Verkäufer- und Kundendaten.

7. Seriennummern im Tagesgeschäft

Ist die Seriennummernverwaltung aktiv und das Seriennummernmodul freigeschaltet, fordert winTFS die passende Seriennummer unter anderem beim Erfassen seriennummernpflichtiger Positionen in Rechnung, Lieferschein und Kasse an. Beim Wareneingang bzw. Lagerzugang können entsprechend der gebuchten Menge mehrere Seriennummern erfasst werden.

Beim Warenausgang ergänzt winTFS den vorhandenen Seriennummernsatz um Ausgangsdatum, Belegart, Belegnummer und Verkäufer. Ist dem Vorgang ein Kunde zugeordnet, werden auch Kundennummer und Name übernommen. Dadurch bleibt die Verbindung zwischen physischem Gerät, Beleg und Kunde nachvollziehbar.

Mengenregel: Eine einzelne Position mit eingetragener Seriennummer darf nicht mit einer Menge größer als eins gebucht werden. Erfassen Sie die Geräte einzeln beziehungsweise wählen Sie je physischer Einheit eine Seriennummer.

Löschen, Wiederherstellen und Reorganisation

• Lösch.=F8 markiert einen Datensatz zunächst als gelöscht. Ein erneut ausgeführtes F8 kann ihn wiederherstellen.
• Reorg.=F9 entfernt die als gelöscht markierten Datensätze endgültig aus der Seriennummerndatei und baut den Index neu auf.
• Die Reorganisation benötigt exklusiven Zugriff. Sie ist keine regelmäßige Bedienfunktion und sollte nur durch eine berechtigte Person, nach Datensicherung und wenn kein anderer Arbeitsplatz auf winTFS zugreift, ausgeführt werden.

Tastenkürzel

Empfohlene Praxis

• Seriennummer möglichst scannen statt abtippen und das Scanergebnis vor dem Speichern kontrollieren.
• Keine führenden oder nachgestellten Leerzeichen übernehmen.
• Bei Rücknahme, Tausch oder Reparatur zuerst die vorhandene Seriennummer suchen und den bisherigen Beleg-/Kundenbezug prüfen.
• Fehleingaben nicht durch eine Reorganisation „bereinigen“, bevor geklärt ist, ob der Eintrag noch für Nachweis, Garantie oder Service benötigt wird.