Stammdaten vorbereiten
Adressen, Artikel, Warengruppen, Suchbegriffe und Testdaten so vorbereiten, dass neue Anwender sicher üben können.
Gute Stammdaten machen die Einarbeitung deutlich leichter. Neue Anwender verstehen winTFS schneller, wenn sie mit echten Suchbegriffen, klaren Warengruppen und wenigen vorbereiteten Beispielvorgängen starten.
Adressen vorbereiten
Adressen werden in vielen Bereichen benötigt: Rechnung, Lieferschein, Kundenkonto, Bonus, Lastschrift, Reparatur oder Bestellung. Für das Onboarding sollten einige ungefährliche Test- oder Schulungsadressen vorhanden sein.
- Eine Testadresse für Kassen- und Fakturaübungen anlegen.
- Suchnamen bewusst pflegen, zum Beispiel
Mustermann, Hans. - Firmen so eintragen, dass der relevante Suchteil gefunden wird.
- Zusatzindex, Ort oder Kundennummer nur verwenden, wenn die Anwender wissen, wonach gesucht wird.
- Keine realen Kundendaten für Schulungsfehler missbrauchen.
Artikel und Warengruppen vorbereiten
Für die ersten Übungen reichen wenige klare Artikel. Wichtig ist, dass neue Anwender die unterschiedlichen Wege verstehen: Artikelnummer, Barcode, Suchcode, Bezeichnung, Warengruppe und freie Position.
| Stammdatum | Wofür? | Gute Onboarding-Übung |
|---|---|---|
| Artikelnummer/Barcode | Eindeutige Artikelauswahl. | Artikel scannen oder Nummer direkt eingeben. |
| Suchcode/Bezeichnung | Schnelles Finden ohne Barcode. | Nur einen Teil des Begriffs eingeben und Trefferliste verstehen. |
| Warengruppe | Verkauf und Auswertung nach Gruppen. | Sammelartikel oder Warengruppenverkauf erklären. |
| Preis und Bestand | Kasse, Rechnung, Lagerbewegung und Statistik. | Preis anzeigen, Menge ändern und Lagerwirkung erklären. |
Suchlogik früh erklären
Neue Anwender sollten nicht nur wissen, wo die Suche ist, sondern wie sie denkt. In Adressen ist der erste Namensteil oft der wichtigste Suchbegriff. Bei Namen mit Komma steht der suchrelevante Teil häufig vorne, etwa Mustermann, Hans. Bei Firmen kann der relevante Firmenname bewusst hinter oder vor einem Komma gepflegt sein, je nachdem wie intern gesucht wird.
Schulungsdaten markieren
- Testadressen klar als Test oder Schulung kennzeichnen.
- Testartikel mit eindeutiger Bezeichnung verwenden.
- Keine Testbuchungen mit realen Kunden verknüpfen.
- Schulungsdaten regelmäßig aufräumen oder in einer getrennten Testumgebung halten.
Wichtig: Wer Stammdaten pflegt, verändert die Arbeitsgrundlage für Kasse, Faktura, Lager und Auswertungen. Deshalb Stammdatenrechte nur gezielt vergeben.