Service · Reparatur · Kundenannahme
Reparaturen nachvollziehbar steuern.
winTFS verbindet Reparaturannahme, Kundenhistorie, Statusverfolgung, Ersatzteile und Abrechnung in einem praxisnahen Serviceprozess.
Serviceaufträge als Teil des Tagesgeschäfts
Reparaturen entstehen häufig direkt aus dem Kundenkontakt: ein Gerät wird abgegeben, ein Fehler beschrieben, Zubehör mitgegeben, ein Kostenvoranschlag erwartet oder ein Ersatzteil benötigt. Genau an dieser Stelle hilft eine strukturierte Reparaturverwaltung, weil alle Informationen am Vorgang bleiben.
winTFS ist darauf ausgelegt, Verkauf, Kundenstamm, Lager, Faktura und Service nicht als getrennte Inseln zu betrachten. Der Reparaturvorgang kann deshalb vom Eingang bis zur Übergabe nachvollziehbar geführt und später kaufmännisch sauber abgeschlossen werden.
Vom Geräteeingang bis zur Übergabe
Der Ablauf beginnt mit Kunde, Gerät, Fehlerbild und Zubehör. Danach folgen Prüfung, Rückfragen, Statusänderungen, Material oder Arbeitsleistung und am Ende die Übergabe oder Abrechnung. So weiß nicht nur die Werkstatt, sondern auch Verkauf und Backoffice, in welchem Zustand sich ein Vorgang befindet.
Besonders in Betrieben mit mehreren Mitarbeitenden verhindert das verlorene Zettel, doppelte Rückfragen und unklare Zustände. Der Kunde bekommt schneller eine belastbare Auskunft, intern bleibt der Vorgang dokumentiert.
Typische Einsatzfälle
- Reparaturannahme im Fachhandel
- Geräteprüfung mit Fehlerbeschreibung
- Kostenvoranschläge und Kundenfreigaben
- Ersatzteile und Leistungen zuordnen
- Übergabe, Rechnung und Historie dokumentieren
Kundenannahme
Kunde, Gerät, Seriennummer, Zubehör, sichtbarer Zustand und Fehlerbeschreibung werden direkt beim Eingang festgehalten.
Statusführung
Annahme, Prüfung, Rückfrage, wartet auf Ersatzteil, fertiggestellt oder abgeholt bleiben für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Lager und Teile
Ersatzteile und Leistungen lassen sich im Kontext des Reparaturauftrags führen und später in die Abrechnung übernehmen.
Belegabschluss
Aus dem Servicevorgang entsteht ein nachvollziehbarer Abschluss mit Rechnung, Historie und dokumentierter Übergabe.
Ein Ablauf für Verkauf, Werkstatt und Backoffice
Die Reparaturverwaltung ist besonders dann stark, wenn mehrere Bereiche zusammenarbeiten: Der Verkauf nimmt den Vorgang an, die Werkstatt dokumentiert Diagnose und Status, das Backoffice klärt Rückfragen oder Kostenvoranschläge und am Ende wird der Vorgang sauber über Faktura oder Kasse abgeschlossen.
Praxisnutzen
Weniger Rückfragen, klarere Zustände, bessere Übergaben und eine sauberere Grundlage für Abrechnung und Servicehistorie.
Der Reparaturprozess in winTFS
01
Auftrag aufnehmen
Kunde auswählen, Gerät erfassen, Fehlerbild und mitgegebenes Zubehör dokumentieren.
02
Prüfen und entscheiden
Diagnose, interne Hinweise, Kostenschätzung und Kundenfreigabe sauber am Vorgang festhalten.
03
Bearbeiten und abrechnen
Status aktualisieren, Material oder Arbeitsleistung zuordnen und den Vorgang über Beleg oder Kasse abschließen.
Welche Informationen zusammenlaufen
| Bereich | Was erfasst wird | Warum es hilft |
|---|---|---|
| Kunde | Adresse, Kontakt, Vorgangshistorie | Rückfragen und spätere Servicefälle bleiben nachvollziehbar. |
| Gerät | Bezeichnung, Seriennummer, Zubehör, Zustand | Verwechslungen und unklare Übergaben werden reduziert. |
| Werkstatt | Diagnose, Status, interne Hinweise, Freigaben | Mehrere Mitarbeitende können denselben Vorgang sauber weiterführen. |
| Abrechnung | Leistungen, Ersatzteile, Belegabschluss | Der Reparaturfall wird kaufmännisch sauber abgeschlossen. |
Reparaturverwaltung einplanen
Wir prüfen mit dir, wie Annahme, Werkstatt, Lager und Abrechnung in deinem Betrieb zusammenarbeiten und welche winTFS-Konfiguration dafür sinnvoll ist.